Электронный документооборот

Sorry, this entry is only available in Русский. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

 

СЭД – электронный документооборот для оптимизации работы компании, это программа автоматизации внутренних процессов компании, позволяет работать с электронными карточками документов, файлами, задачами.

Almexoft — компания по разработке и продвижению программного обеспечения. Компания является разработчиком и дистрибьютором платформы AlmexECM, обеспечивая непрерывное развитие и поддержку системы.

Основные функциональные возможности системы: создание, маршрутизация, хранение, классификация, поиск документов, постановка, контроль и выполнение задач, отправка уведомлений.

Программа электронного документооборота предоставляет сотрудникам компании возможность обмениваться необходимой информацией в рамках ролевой модели, работать с различными форматами файлов (docx, xlsx, pptx, pdf, jpg и другие), накладывать ЭЦП для придания юридической значимости документам, а также формировать электронный архив.

На сайте компании вы можете легко и быстро получить ответы на все ваши вопросы.

1624883818703

 

Компания Almexoft предоставляет полный спектр услуг по внедрению AlmexECM по всему миру и продаже лицензий для использования системы.
Основой их специализации являются системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами, банковские решения, системы управления корпоративным контентом, облачные решения и решения в сфере Big Data.

Almexoft предоставляет полноценный консалтинг для клиентов, которые хотят автоматизировать бизнес-процессы, модернизировать ИТ-ландшафт или внедрить передовые решения для бизнеса

Системы электронного документооборота:

области применения

СЭД используется в IT-инфраструктуре крупных и средних компаний любой сферы деятельности.

Внедрение программы позволяет закрывать большой спектр внутренних задач компании.

Система документооборота на предприятии – это:

  • управление потоками документации;
  • отслеживание выполнения поставленных в рамках процессов задач;
  • обеспечение информационной безопасности;
  • интеграция с учетными системами для обогащения данными;
  • обзор, учет и фиксация бизнес-процессов;
  • определение показателей эффективности сотрудников, подразделений, компании в целом;
  • формирование системы проектирования, выполнения и мониторинга внутренних бизнес-процессов.

Для объединения пользователей AlmexECM и внедрения процессного подхода в управлении компанией создан удобный и информативный портал AlmexECM Community, который регулярно пополняется новыми полезными материалами: эталонными бизнес-процессами, статьями, идеями, видеоуроками и обучающим контентом — это позволяет пользователям и администраторам быть в курсе последних обновлений и получать необходимые знания для работы и настройки системы.

1624884183460

Электронный документооборот: преимущества для сотрудников и руководителей

Система автоматизации документооборота позволяет значительно упорядочить работу над внутренними процессами компании. Созданный в системе электронный документ имеет четко определенный workflow и позволяет сотрудникам понимать свою зону ответственности, дедлайны и другие регламенты обработки документа или выполнения задач. Руководитель же может эффективно отслеживать ход исполнения документа, поставленных задач и поручений. Большим плюсом автоматизированного документооборота является организация простой системы поиска документов и максимально развитый уровень отчетности.

Внедряя СЭД и автоматизируя бизнес-процессы, компания получает следующие преимущества:

  • освобождаются площади, занимаемые бумажной документацией;
  • уменьшаются расходы на обслуживание офисной техники и печать;
  • снижаются затраты на доставку документации;
  • сокращаются трудозатраты персонала;
  • снижается риск потери документа;
  • ускоряется документооборот между подразделениями компании;
  • контролируется авторство и редактирование документа.

1624884335236

Программа электронного документооборота – передовое решение для компаний

Электронный документооборот содержит средства для групповой работы над проектами документов и внутренними процессами. Электронная система также оптимизирует календарное планирование и загрузку офисного персонала, позволяет безопасно работать с удаленными подразделениями компании. Система СЭД направлена на решение проблем, которые связаны с уменьшением затрат и экономией внутреннего ресурса предприятия.

Для внедрения электронного документооборота необходим IT-специалист, компетентный в сфере управления бизнес-процессами, умеющий работать с BPMN нотациями и имеющий навыки администрирования корпоративных систем. При наличии такого сотрудника, система может быть внедрена штатным персоналом заказчика без привлечения специалистов вендора. Лучший вариант для компании – электронный документооборот, работающий в одном ИТ-ландшафте с системами управления (например, кадровая система) и учета (например, ERP или HR).

QR код и водяной знак

В качестве дополнительной меры безопасности в системе электронного документооборота используются механизмы наложения “водяных знаков” на просматриваемые документы, а также генерация QR-кода при подписании документов ЭЦП. Каждый пользователь, который просматривает документ(вложение) через встроенный механизм предпросмотра, будет видеть наложенный водяной знак со своим ФИО и персональным идентификатором. Такие превентивные меры позволяют минимизировать утечку информации путем создания снимков экрана или фото экрана внешним устройством. В случае подписания документа ЭЦП, на последнюю страницу добавляется QR-код, который содержит расширенную информацию о подписывающем лице и самом документе

1624884392043

Безопасность платформы

Вся информация, которая хранится в системе, зашифровывается современным криптографическим алгоритмом. Файлы, расположенные на сервере или сетевом хранилище, помимо шифрования, проходят дополнительный процесс обезличивания, что усложняет процесс идентификации конкретного экземпляра или версии. Критическая информация, хранящаяся в БД, имеет несколько механизмов защиты, включая защиту от действий администратора. Даже в случае прямого вмешательства в структура БД система обнаружит изменения и уведомит ответственные лица о нарушении целостности данных.

Электронная цифровая подпись

Работа с электронно-цифровой подписью (ЭЦП) позволяет придавать юридическую значимость действиям пользователей в системе, и документам (вложениям). Система реализует стандартные протоколы работы с электронными ключами, что позволяет взаимодействовать со всеми стандартными Аккредитованными центрами сертификации ключей (АЦСК). Пользователь системы может удостоверить свои действия при помощи ЭЦП, например согласовать или подписать карточку документа, также возможно удостоверить электронно-цифровой подписью сам документ (вложение). Для всех пользователей системы, имеющих доступ к вложению (но не имеющих роли “получать оригиналы вложений”), будет доступен PDF-документ, на последней странице которого будет содержаться информация о всех пользователях системы, подписавших документ при помощи ЭЦП.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*